Quản lý thời gian: không chỉ là mẹo trong cuộc sống.

 

Cuộc sống hiện đại, xã hội hiện đại, con người cũng bị cuốn theo những bộn bề của cuộc sống. Những deadline bị trễ hạn, và danh sách việc cần làm cứ ngày một dài hơn là những thứ không còn xa lạ trong cuộc sống và công việc của chúng ta. Cũng chính vì thế, mà mọi người thường có xu hướng liệt kê những mục tiêu như: quản lý thời gian tốt hơn, nâng cao năng suất công việc hay tập trung hơn trong bản kế hoạch đầu năm của bản thân. Bởi thời gian chính là vàng bạc, là thứ một khi đã trôi qua thì sẽ không bao giờ lấy lại được. Việc tận dụng thời gian một cách hiệu quả để phát triển bản thân, phát triển sự nghiệp là một điều cực kỳ quan trọng.

Vậy, làm thế nào để quản lý thời gian thật tốt?

Ngày nay, có rất nhiều sách, blog, những mẹo nhỏ, các ứng dụng công nghệ được tạo ra nhằm mục đích đẩy mạnh việc quản lý thời gian. Tuy nhiên, điều đáng buồn là dù những công cụ đó được thiết kế hiệu quả thế nào đi chăng nữa, thì đối với những người đang vật lộn tìm cách quản lý tốt thời gian của mình, chúng hoàn toàn không có tác dụng gì cả. Nói một cách đơn giản, những công cụ giả định những kỹ năng cơ bản mà một người cần có (bao gồm cả việc quản lý thời gian) đó không đem lại được hiệu quả mà đa phần người dùng mong muốn.

Ví dụ, nếu bạn cho một người không biết đá bóng một đôi giày tốt, một quả bóng căng và một sân cỏ mượt mà, liệu người đó có thể một phát đá trúng khung thành được không? Chắc chắn là không rồi. Tương tự, nếu bạn sử dụng những ứng dụng thiết lập lịch trình mà không có kỹ năng quản lý thời gian tốt, thì cũng không thể cho ra kết quả khả quan được. Cả việc đá bóng, lẫn việc quản lý thời gian, đều cần một sự nỗ lực luyện tập không ngừng nghỉ mới có thể cho ra một kết quả tốt được.

Dưới đây là ba kỹ năng có thể giúp bạn quản lý thời gian được tốt hơn:

• Nhận thức: Ý thức được rằng thời gian không phải là vô hạn.

• Sắp xếp: Thiết kế, sắp xếp lại những mục tiêu, kế hoạch, lịch trình và nhiệm vụ của bạn để sử dụng thời gian một cách hiệu quả.

• Thích ứng: Quản lý thời gian của bản thân khi thực hiện các hoạt động, bao gồm cả việc điều chỉnh thời gian sao cho cho phù hợp với một số gián đoạn hoặc mức độ ưu tiên của các kế hoạch, nhiệm vụ bị thay đổi.

Có thể bạn sẽ thấy, trong 3 kỹ năng kể trên thì việc “sắp xếp” rất quen thuộc với bản thân. Vì hầu hết những ứng dụng hay mẹo quản lý thời gian đều lấy việc “sắp xếp” làm nền tảng cốt lõi. Tuy nhiên, 2 kỹ năng còn lại: “nhận thức” và “thích nghi” lại không được nhiều người biết đến.

Thứ nhất, về "nhận thức". Chúng ta phải nhận thức được rằng, thời gian là nguồn tài nguyên có hạn và không thể tái chế được. Một khi thời gian trôi qua, thì sẽ không bao giờ có thể lấy lại được nữa.

Vậy làm thế nào để có thể nâng cao được nhận thức về thời gian? Chúng ta có những cách như sau:

- Tìm khoảng thời gian hiệu quả của bản thân: trước tiên, hãy chia thời gian trong 1 ngày thành 3 hoặc 4 phần. Sau đó hãy sắp xếp chúng theo mức độ từ hiệu quả thấp nhất đến hiệu quả cao nhất. Từ đó bạn sẽ tìm được khoảng thời gian làm việc hiệu quả nhất trong ngày và đạt được hiệu quả công việc tốt hơn.

- Nhận thức thời gian là tiền bạc: Tạo ra một quỹ thời gian (tương tự như quỹ chi tiêu vậy), trong đó ghi rõ chi tiết thời gian mà bạn sẽ tiêu xài trong một tuần. Phân loại thời gian thành 2 phần: thời gian cố định (dành cho những việc PHẢI làm) và thời gian tuỳ chỉnh (dành cho những việc MUỐN làm).

- Đánh giá xem bản thân đã dự toán thời gian tốt như nào: Sau khi kết thúc một dự án hay một công việc nào đó, hãy nghĩ xem bạn đã dự toán thời gian cần dùng cho dự án/công việc này là bao lâu và thời gian thực tế sử dụng là bao lâu. Sau đó rút ra kết luận/kinh nghiệm cho những lần tiếp theo.

- Tránh chìm sâu vào một việc cụ thể: Khi bạn thấy rằng bản thân đang dành quá nhiều thời gian cho một công việc nào đấy, hãy tạm dừng lại và đánh giá một chút về mức độ quan trọng của nó một chút (ví dụ, kết quả thu được sẽ có giá trị như nào? nếu hoàn thành được nó thì sẽ có ảnh hưởng ra sao? nếu không hoàn thành được thì hậu quả sẽ ra sao?). Từ đó quyết định xem có nên tiếp tục dồn thời gian vào công việc đó hay không?

Thứ hai, về kỹ năng "thích ứng". Khi rơi vào một tình huống hoặc thử thách đầy khó khăn, áp lực, con người ta thường nghĩ ra những biện pháp nhằm thích ứng với hoàn cảnh. Khi quản lý thời gian cũng thế, đôi khi chúng ta sẽ rơi vào những trường hợp như hạn deadline bị đẩy lên sớm hơn, xảy ra sự việc khách quan nào đó khiến lịch trình bị xáo trộn. Chúng ta nên làm gì để tránh bị sốc, stress hoặc tức giận khi gặp phải tình huống như thế?

- Cố gắng "xếp chồng các thói quen": Hãy áp dụng những quy tắc quản lý thời gian cho thói quen của bản thân. Ví dụ như nếu bạn đi làm hàng ngày bằng các phương tiện công cộng như tàu hoặc xe bus, hãy tận dụng thời gian để đọc sách, hoặc học ngoại ngữ.

- Đừng tiết kiệm khi thiết lập lời nhắc nhở: Một lời nhắc nhở tốt phải có được đầy đủ, chi tiết về thông tin công việc/ dự án. Ngoài ra còn phải kèm theo chú thích, hay một số những lưu ý cần thiết. Chỉ một vài từ ngắn gọn sẽ không thể hiện được tầm quan trọng của công việc hay kết quả mà bản thân mong muốn được. Hãy nhớ, lời nhắc nhở khác với ghi chú, càng chi tiết, rõ ràng, thì bạn càng dễ dàng theo đúng lịch trình.

- Lập kế hoạch dự phòng: Khi lập một kế hoạch nào đó, hãy nghĩ đến cả những trường hợp xấu có thể xảy ra, từ đó đưa ra những biện pháp thích hợp để có thể giải quyết vấn đề kịp thời. Ví dụ, khi bạn lên lịch trình tổ chức sự kiện, hãy tính đến tình huống bên đối tác không hoàn thành công việc đúng thời hạn mà bạn muốn và sẽ gây ra ảnh hưởng rất lớn đến sự kiện của bạn. Sau đó lập ra một kế hoạch dự phòng giúp bạn có thể bình tĩnh xử lý các tình huống xấu đó.

- Tìm cách giảm lãng phí thời gian: Khi tạo ra lịch trình hoạt động cho bản thân, hãy nhớ thêm vào đó một vài khoảng thời gian không-làm-phiền. Bạn có thể tìm cho bản thân một góc làm việc yên tĩnh, không có ai khác làm phiền, không có sự xao nhãng từ mạng xã hội, hay các trang web giải trí. Từ đó nghiêm túc và tập trung để hoàn thành công việc.

Bằng việc áp dụng nhuần nhuyễn ba kỹ năng "nhận thức", "sắp xếp" và "thích ứng" kể trên, tôi tin việc quản lý tốt thời gian không còn là một câu chuyện xa vời nữa.

Trên đây là những điều tôi muốn chia sẻ về việc quản lý thời gian. Hi vọng nó sẽ phần nào giúp cho những người đang tìm cách quản lý thời gian giải quyết được vấn đề của họ. Tuy nhiên, như tôi đã viết ở trên, nếu không có sự cố gắng, nhẫn nại, thì dù có đọc bao nhiêu sách, nghe bao nhiêu lời khuyên đi chăng nữa, việc quản lý thời gian vẫn sẽ là một vấn đề không thể giải quyết được.

If you liked this article

Let's subscribe the updates of Scuti!

Share on Google Plus

About Yen Vu

This is a short description in the author block about the author. You edit it by entering text in the "Biographical Info" field in the user admin panel.