[Book review] Quản lý dự án - Eposide 1: Những điều tưởng như khô khan mà lại khô khan không tưởng?


Everything down here is based on 秀隆中嶋's book called PM プロジェクトマネジメント(改訂4版)
Mọi nội dung dưới đây là bản tóm lược cuốn sách Quản lý dự án (Bản hiệu đính lần 4) của tác giả Hidetaka Nakajima.


Bạn đã bao giờ tự mình lên kế hoạch một dự án? Khi nhắc đến từ dự án, ta thường nghĩ đến những điều có lẽ mà một cá nhân không thể hoàn thành nổi. Điều đó hoàn toàn đúng, thế nhưng, bạn có biết, mỗi một dự định của chúng ta trong cuộc đời, nói chính xác ra, đều có thể trở thành một dự án? Và nếu như bạn biết cách thực hiện những "dự án" trong cuộc đời mình, thì không có lẽ gì bạn lại không thực hiện được một dự án trong công việc, tất cả đều là sự lặp lại, tích lũy, cải tiến và thực hành.
Vậy chúng ta hãy cùng nhau bắt tay lên kế hoạch một dự án ngay bây giờ thôi!
Giả sử bạn có một dự án mang tên "Tán cô gái tên Dương", và bạn có một hội anh em sẵn sàng vì bạn mà hi sinh thời gian công sức của mình cho việc của bạn (hoặc "Đồng tiền đi liền câu chuyện"- bạn trả tiền cho chúng nó tính bằng những bữa nhậu), thì sau đây là những bước đi mà bạn nên làm.




Sau khi đã có cái nhìn khái quát nhất về cách thực hiện , giờ chúng ta sẽ đào sâu vào từng qui trình một.

1. Xác đinh rõ ràng đối tượng (không được phép thay đổi đối tượng trong quá trình tán)


  

2. Phân tích các đầu mục việc cần thực hiện và phân chia trách nhiệm cho mỗi người trong team:



Trên đây là một sơ đồ đơn giản nhất và bước thực hiện này được gọi là WBS - work breaking structure. Khi đã thực hiện xong những bước đầu tiên, tiếp theo sẽ là bảng tóm tắt nội dung công việc sao cho rõ ràng dễ hiểu:



3. Phân chia công việc và ước lượng thời gian cần thiết để hoàn thành công việc:

🔺 Quy tắc 1: tại mỗi đầu việc của dự án, cần phải bổ sung cả người hỗ trợ cho người thực hiện chính. Lý do có thể do một công việc có khối lượng quá lớn, do đó, ngoài sự giúp đỡ về mặt LƯỢNG, người thứ 2, thứ 3 có thể giúp đỡ về mặt CHẤT, thêm vào những ý kiên hay ho và khả thi, tạo sự tương tác, lưu thông đầu việc đó tốt hơn. 
 🔺 Quy tắc 2: một cá nhân có thể đảm nhận nhiều đầu việc khác nhau, chẳng hạn một cá nhân chịu trách nhiệm chính ở đầu việc này, có thể support ở các đầu việc khác. 
 🔺 Quy tắc 3: ước tính thời lượng công việc và thời gian hoàn thành.
  • Thời lượng công việc là thứ có thể bị ảnh hưởng bởi các lý do như sau:
       ⭄ Độ phức tạp. (cộng thêm thời gian)
       ⭄ Người chịu trách nhiệm lần đầu tiên thực hiện loại nhiệm vụ đó.  (cộng thêm thời gian)
       ⭄ Động lực thực hiện không ổn định. (cộng thêm thời gian)
       ⭄ Người chịu trách nhiệm bận rộn với các dự án khác trong cùng khoảng thời gian đó. (cộng thêm thời gian)
       ⭄ Sử dụng các công nghệ/phần mềm có thể khiến tăng hiệu suất công việc (trừ thời gian)
  • Thời gian hoàn thành: thời gian hoàn thành được ước tính dựa trên thời lượng đã được tính ở trên. 
↪ Lý do: có 2 yếu tố quan trọng tạo thành thời lượng công việc, đó chính là đầu mục có thời gian thực hiện cố định và đầu mục có thời gian thực hiện có thể biến đổi.
↪ Đối với đầu việc có thể biến đổi thời gian thực hiện, khi tăng số người thực hiện lên thì thời gian sẽ được rút ngắn lại. Và điều ngược lại xảy ra với đầu việc có thời gian thực hiện cố định, tức là dù có tăng số nhân lực lên đi chăng nữa thời gian vẫn không đổi. 

Các bước cần thực hiện:

  • Step 1: Tham khảo các dự án đã làm trong quá khứ. 
  • Step 2: Cân đo đong đếm sự khác biệt với dự án lần này, thu hẹp các phạm vi liên quan.
  • Step 3: Soi xét kĩ đặc tính của từng công việc cần thực hiện. 


4. Thiết lập sơ đồ dự án:



Những điều cần tránh khi thiết lập sơ đồ quan hệ giữa các đầu việc:

🔼 Lỗi vòng lặp: các đầu việc tạo thành một hình khép kín.
🔼 Lỗi đứt đoạn: các đầu việc bị ngắt đoạn và không kết nối liền mạch tới mục tiêu cuối cùng.
🔼 Lỗi chồng chéo: 2 đầu việc liên tiếp nhau cùng dẫn tới chung một việc thứ 3.
↪ Thời gian cần thiết để hoàn thành dự án chính là đường nối các đầu việc có tổng thời gian là lớn nhất so với các đường nối khác từ lúc bắt đầu đến lúc kết thúc. 

🔺 Giải thích ví dụ: trong sơ đồ trên hình vẽ, có các lối đi như sau:
⧭ A->B->C->D->E
⧭ A->B->C->C1->C2
⧭ A->B->C->D->D1->D2->process
↪ Trong 3 lối đi trên, tổng lượng thời gian lớn nhất chính là khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành dự án. (critical path). Dưới đây là một minh họa rõ và chi tiết hơn về sơ đồ thời gian dự án:



🔺 Trong đó:🔼 Earliest start and finish: thời gian bắt đầu sớm nhất và kết thúc sớm nhất
                    🔼 Latest start and finish: thời gian bắt đầu muộn nhất và kết thúc muộn nhất
                    🔼 Duration là khoảng thời gian làm việc
                    🔼 Total Float (là khoảng thời gian thừa ra/rảnh rỗi) = kết thúc muộn nhất - bắt đầu muộn nhất

Ý nghĩa của critical path: Có thể hiểu được những điểm quan trọng trong một dự án

  • Thời gian tổng của dự án là bao lâu?
  • Vào lúc nào thì thực hiện đầu việc nào?
  • Nếu như một đầu việc kết thúc muộn thì sẽ gây ra ảnh hưởng như thế nào đối với dự án?
  • Để đảm bảo thời hạn của một dự án thì cần lưu ý những gì?
  • Tại đầu việc nào có  bao nhiêu thời gian nổi?


5. Mối quan hệ giữa các đầu việc với nhau:

Tại đây, sơ đồ Gantt Chart giúp cho chúng ta có cái nhìn tổng thể về mối tương quan sau giữa các đầu việc:
🔺 Kiểu kết thúc-bắt đầu:
Đầu việc đứng trước kết thúc sau đó đầu việc ngay sau bắt đầu.
🔺 Kiểu bắt đầu-bắt đầu:
2 đầu việc cùng bắt đầu tại một thời điểm.
🔺 Kiểu kết thúc-kết thúc:
2 đầu việc cùng kết thúc tại một thời điểm.
🔺 Kiểu bắt đầu-kết thúc:
Đầu việc này bắt đầu lúc đầu việc kia kết thúc.


Cách rút ngắn critical path:

  • Giữa 2 đầu việc liền kề nhau thuộc kiểu kết thúc-bắt đầu, khi kết quả của công việc trước đã có thể chấp nhận được, thực hiện đồng thời luôn, bắt đầu luôn công việc liền kề sau đó.  
⤿Điều kiện: bổ sung thêm nhân lực và kết quả tại thời điểm đó đã hoàn thành. 
  • Sắp xếp lại trật tự trước sau của các đầu việc để có thể giải quyết các rủi ro.
  • Phân chia nhỏ hơn nữa các đầu việc rồi thực hiện song song.
⤿ Điều kiện: bổ sung nguồn nhân lực.
  • Chuyển số người có mặt ở đường có float sang critical path.
⤿ Điều kiện: đầu việc trong critical path phải là đầu việc có thời gian có thể thay đổi và nhân lực bổ sung thêm phải có khả năng thích hợp với đầu việc mới, đồng thời phải chú ý sao cho không phát sinh ra critical path mới.
  • Tăng ca, làm thêm, tăng nhân lực, thuê ngoài->tất cả đều phát sinh chi phí nên việc điều chỉnh dự toán cần có sự cho phép.
  • Xóa bỏ những tổn hại có thể gây ra cho dự án.
  • Thu hẹp phạm vi của dự án nhưng phải có được sự đồng ý từ khách hàng (trong trường hợp bạn chỉ là người được thuê để giúp cho việc tán gái của ai đó)





If you liked this article

Let's subscribe the updates of Scuti!
Share on Google Plus

About Ruby Stone

This is a short description in the author block about the author. You edit it by entering text in the "Biographical Info" field in the user admin panel.
    Blogger Comment
    Facebook Comment

0 Comments:

Post a Comment