Trước hết cần tìm hiểu quản lí dự án là gì.
Quản lý dự án ( project management ) là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép. Để nắm được cách quản lí dự án chúng ta cần nắm được một số yếu tố cơ bản sau :
1. Mục tiêu
Mục tiêu là cái đích cuối cùng mà bạn muốn đạt được trong một thời gian nhất định. Nó có thể là những kế hoạch, dự định của bạn trong cuộc sống như hoàn thành công việc hôm nay , kiếm được một số tiền nhất định , … Để làm rõ mục tiêu của bản thân cũng như mục tiêu của dự án , công ty … , trước hết ta cần phải nắm rõ được nhu cầu thực tế của đối tượng mà mục tiêu hướng tới . Tiếp đến chúng ta cần quyết định mức độ ưu tiển của mục tiêu tùy vào khoảng thời gian và độ quan trọng của mục tiêu . Khi đặt mục tiêu tốt nhất nên đặt một khoảng thời gian cụ thể để hoàn thành mục tiêu đó và cố gắng hoàn thành mục tiêu càng sớm càng tốt .
2. Quyết định được thứ tự ưu tiên của các yếu tố
Cách tốt nhất để có thể sắp xếp công việc một cách trơn chu và dễ dàng hoàn thành công việc là đặt ra một bản danh sách các yêu cầu , công việc , mục đích dựa theo mức độ quan trọng của từng mục . Bản danh sách này sẽ giúp chúng ta dễ dàng sắp xếp thời gian cũng như sắp xếp công việc sao cho có thể hoàn thành tốt công việc của bản thân cũng như của công ty .
3. Biết cách gánh vác , phân chia trách nhiệm
Trong một tập thể nói chung và công ty nói riêng , công cuộc phân chia đồng đều vai trò của mỗi người là rất quan trọng. Việc phân chia công việc đồng đều đảm bảo cho công việc được diễn ra xuôn xẻ, giúp mọi người nắm rõ phần công việc của mình nói riêng và phần công việc bao quát nói chung. Trước khi phân chia công việc để giao cho mọi người, điều kiện tiên quyết là phải nắm rõ điểm mạnh, điểm yếu, thu thập thông tin về thời gian làm việc của từng người để sắp xếp làm sao cho hợp lí. Khi công việc gặp trục trặc , thay vì tự mình ngồi nghĩ cách giải quyết, ta nên triệu tập các thành viên làm cùng dự án, cùng công việc tổ chức một cuộc họp chung nhằm phân tích khó khăn, khuyến khích mọi người cùng đưa ra các giải pháp khác nhau. Với nhiều giải pháp khác nhau, mọi người có thể cùng nhau giải quyết trục trặc nhanh gọn hơn, đây cũng là cách để tìm ra những ý kiến sáng tạo hay giúp mọi người cảm thấy bản thân mình được tôn trọng trong một tập thể.
4. Tạo và thiết lập thời gian biểu
Thời gian luôn là thứ cần thiết cho mỗi người trong chúng ta. Có rất nhiều công việc cần phải làm, nhưng mỗi ngày mỗi người lại chỉ có 24 tiếng. Vậy làm thế nào để có thể sắp xếp thời gian làm việc một cách hợp lí, đó là lúc chúng ta cần phải tạo và thiết lập nên một thời gian biểu cho bản thân. Ta có thể tạo một thời gian biểu đơn giản bằng cách lên danh sách những công việc định làm và thời gian làm vào một khoảng thời gian nhất định như ngày, tuần hoặc tháng. Ngoài ra, bạn cũng nên xem lại thời gian biểu sau khi đã thực hiện. Thời gian biểu không chỉ cho bạn biết kế hoạch làm việc của bản thân trong ngày mà còn ghi chép lại được những công việc bạn đã làm. Ngoài các cách tạo lập thời gian biểu truyền thống, chúng ta có thể xây dựng thời gian biểu dựa theo sơ đồ ngang Gantt-một dạng thể hiện tiến độ dự án cổ điển nhất, được Henry Gantt phát minh ra vào năm 1910. Do tính chất đơn giản mà giờ sơ đồ Gantt vẫn được sử dụng phổ biến trong quản lí dự án.
5. Kiểm soát tiến độ làm việc
Tiến độ làm việc là mức độ tiến triển của công việc trong 1 khoảng thời gian nhất định. Chúng ta phải lập tiến độ dự án do lập tiến độ dự án giúp ta tổ chức,kiểm soát và kết thúc dự án 1 cách có hiệu quả. Cần phải kiểm soát tiến độ làm việc vì khi theo dõi tiến độ dự án ta có thể theo dõi được quá trình thực hiện công việc, những khó khăn gặp phải trong quá trình làm việc , đồng thời giúp chúng ta kiểm soát dự án toàn diện một cách hiệu quả. Khi kiểm soát tiến độ dự án, ta có thể so sánh được tình trạng thực tế so với kế hoạch ban đầu, tìm hiểu nguyên nhân gây sai lệch, ảnh hưởng không tốt đến dự án, sau đó tìm ra các biện pháp đứng đắn để sửa đổi. Khi kiểm soát tiến độ làm việc dự án, ta có thể báo cáo thực trạng của kế hoạch , đồng thời cập nhật, chỉnh sửa kế hoạch dự án sao cho phù hợp với tình trạng bấy giờ nếu cần.
Tham khảo : ＰＭプロジェクト・マネジメント 改訂４版
0 Comments:
Post a Comment